Derneklerin ve vakıfların işleri çoğu zaman gönüllülerin omzundadır: üye listeleri defterlerde ya da dağınık Excel dosyalarında, aidatlar elle tutulan listelerde, duyurular ise WhatsApp gruplarında kaybolup gider. İyi kurgulanmış bir web sitesi, kurumu tanıtmanın ötesinde bu işlerin tamamını tek bir yerden yönetmeyi sağlar.
Dernek web sitesinde olması gereken bölümler
Kurumsal tanıtım
- Dernek hakkında, misyon ve vizyon
- Yönetim ve denetim kurulu, önceki başkanlar
- Tüzük ve faaliyet raporları
- İletişim bilgileri ve harita
Üyelerin kullanacağı bölümler
- Üye kaydı: Hızlı ve basit bir başvuru formu
- Duyurular ve etkinlikler: Toplantı, piknik, genel kurul gibi programlar
- Bağış bilgileri: IBAN ve bağış yolları
- Galeri: Etkinliklerden ve faaliyetlerden fotoğraflar
Hemşehri ve köy dernekleri için düğün ve nişan programı, vefat ve taziye ilanları gibi bölümler de üyelerin siteye düzenli olarak dönmesini sağlar.
Yönetim panelinde neler olmalı?
- Üye yönetimi: Üye listesi, üye numarası, aktif/pasif durumu
- Aidat takibi: Aidat dönemleri, borç, tahsilat ve gecikme listesi
- Kasa: Gelir-gider kayıtları ve raporlar; yalnızca yetkili kişilere açık
- İçerik yönetimi: Duyuru, etkinlik, galeri ve kurul bilgilerini teknik bilgi olmadan güncelleme
- Toplu SMS: Duyuruları ve aidat hatırlatmalarını üyelere tek ekrandan gönderme
- Yetkilendirme: Başkan, sayman ve diğer yöneticiler için farklı yetkiler
Üye kaydını kolaylaştırın
Uzun formlar kayıt oranını düşürür. Çoğu dernek için ad, soyad ve telefon numarası yeterlidir; kimlik ve adres gibi bilgileri gerçekten ihtiyaç yoksa hiç toplamamak hem kaydı hızlandırır hem de kişisel verilerin korunması açısından riski azaltır. Toplantılarda tek bir telefondan art arda kayıt alınabilen sade bir kayıt sayfası, kısa sürede yüzlerce üyeye ulaşmanızı sağlayabilir.
KVKK'yı unutmayın
Üyelerinizin ad, telefon gibi bilgileri kişisel veridir. Sitenizde bir KVKK aydınlatma metni bulunmalı; hangi verinin hangi amaçla toplandığı açıkça yazılmalıdır. Kasa ve üye bilgilerine yalnızca yetkili yöneticilerin erişebilmesi de bu açıdan önemlidir. Toplu SMS gönderirken mesajın türüne dikkat edin; ticari nitelikteki mesajlar için İYS kuralları geçerlidir.
Örnek: Yukarı Yağmurlu Köyü Derneği
Yakın zamanda Yukarı Yağmurlu Köyü Derneği için köyü ve derneği tanıtan siteyi ve üye, aidat, kasa, duyuru ve SMS işlerinin yürütüldüğü yönetim panelini tek bir sistem olarak geliştirdik. Üye kaydı ad, soyad ve telefona indirildi; yayına alındığı ilk günlerde 90'dan fazla hemşehri hızlı kayıt sayfasından üye oldu. Projenin ayrıntılarını proje sayfasında inceleyebilirsiniz.
Dernek sitesi yaptırırken sorulacak sorular
- Yönetim panelini gönüllülerimiz kolayca kullanabilecek mi?
- Aidat ve kasa bilgileri kimlere açık olacak?
- Üyelere SMS gönderebilecek miyiz?
- Site telefondan rahat kullanılabiliyor mu?
- Alan adı ve hosting derneğin adına mı kayıtlı olacak?
